Denetim süresi, ISO belgelendirme maliyetinin belirlenmesinde çok önemli bir rol oynadığından, farklı kuruluşlar için denetim süresinin daha uzun veya daha kısa olmasına neden olan faktörleri anlamak isteyebilirsiniz. Denetim süresini tahmin ederken göz önünde bulundurulan beş faktör aşağıda belirtilmiştir.
- Çalışan Sayısı
Bu, kuruluşunuzun büyüklüğünü ve yönetim sistemi süreçlerinin günlük kaç kullanıcısı olduğunu belirlediğinden, denetim süreniz üzerinde en büyük etkiye sahiptir. Bu, IAF (Uluslararası Akreditasyon Forumu) IAF MD 5:2015 – KALİTE VE ÇEVRE YÖNETİM SİSTEMLERİNİN DENETİM ZAMANININ BELİRLENMESİ belgesine dayalı olarak denetim süresi için bir başlangıç noktasının iyi bir göstergesi olduğu için önemlidir.
- Sertifikasyon Kapsamı
Bu, bir işletme olarak yürüttüğünüz faaliyetleri gerçekten anlamamızı sağlar. Bu, şirketinizin kapsamıyla ilişkili riski ve yönetim sisteminin olası başarısızlığının kuruluşunuz ve daha geniş sektör ve toplum üzerindeki etkisini belirlememize olanak sağladığı için önemlidir.
Örneğin, bir elektrik santralindeki kalite veya çevre yönetim sistemi arızası ile ilişkili risk, ofis ortamında benzer bir yönetim sisteminin arızalanmasından çok daha fazladır. Bu nedenle, ne kadar ayrıntılı bilgi verirseniz, kuruluşunuzun kapsamının risk düzeyini o kadar doğru tahmin edebiliriz.
- Site Sayısı
Kuruluşunuzun faaliyet gösterdiği yerlerin veya konumların sayısı, bazı durumlarda denetim süresini ve ISO sertifikasının toplam maliyetini önemli ölçüde etkileyebilir. Bu, uygunluğu sağlamak için her yıl Genel Müdürlük yerini ve sitelerin bir kısmını veya tamamını ziyaret etmek anlamına gelir.
Dünya genelinde birden fazla konumunuz olduğunda, hepsi aynı faaliyetleri yürütüyorsa sitelerinizi örneklemek mümkün olabilir. Bununla birlikte, bir sahada benzersiz bir süreciniz varsa, kapsam dahilinde uyumluluğu sağlamak için o yerin her yıl denetlenmesi gerekecektir. Buradaki metodolojilerin tamamı IAF belgesi IAF MD 1:2007 – ÖRNEKLEMEYE DAYALI ÇOKLU SİTE SERTİFİKASI ile uyumludur.
- Kuruluşunuzun ve Faaliyetlerinizin Karmaşıklığı
Benzer şekilde, kuruluşunuzun karmaşıklığı, denetim sürenizi ve teklifinizi olumlu veya olumsuz bir şekilde etkileyebilir. Bu nedenle, kuruluşunuzun yürüttüğü faaliyetleri ve faaliyet gösterdiği bağlamı tam olarak anlaşılması önemlidir, çünkü bunların tümü bizi karmaşıklığınızı belirlemeye yönlendirir. Peki denetim sürenizi etkileyen bu karmaşıklık faktörleri nelerdir? İşte size bir fikir vermesi için sadece birkaçı:
- Şantiyeler veya mühendisler gibi çalışanlar tarafından gerçekleştirilen saha veya uzaktan çalışma
- Basit veya karmaşık organizasyon yapısı – örneğin 2 katmanlı yönetim yapısı veya çoklu yönetim katmanları ve yönetim sistemi seviyeleri
- Sektörde yüksek düzeyde düzenleme – örneğin bankacılık sektörü, gıda güvenliği veya atık yönetimi
Tüm bunlar ve daha fazlası, denetim sürenizi azaltıp azaltamayacağımızı veya artırmamız gerekip gerekmediğinin belirlenmesine yardımcı olabilir.
- Entegre Yönetim Sistemi
Son olarak, yönetim sisteminizi başka bir standartla entegre ettiyseniz denetim süreniz etkilenebilir.
Örneğin, ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 ve OHSAS 18001:2007’yi entegre etmeyi seçen bir kuruluş, Kalite, Çevre ve Sağlık ve Güvenlik için ayrı yönetim sistemleri uygulayanlara kıyasla maliyet ve zaman verimliliği bulacaktır. Bunun nedeni, bir iç denetim sırasında her iki standartta da aynı maddeyi aynı anda kapsayabilmeleridir.