Yönetim sistemleri standartları ISO 9001 ve ISO 14001, kuruluşların ilgili tarafların beklentilerini ve ihtiyaçlarını anlamasını gerektirir. İlgili tarafların ihtiyaçlarını ve beklentilerini anlamanın ilk adımı, ilgili tarafların kim olduğunu anlamaktır. Kuruluşunuzla ilgili ilgili taraflar hakkında bir fikriniz olduğunda, onları etkili bir şekilde yönetmek için bir plan oluşturabilirsiniz.
İlgili Taraflar Nasıl Tanımlanır
Standartlar, ilgili taraf için benzer bir genel tanıma sahip olsa da, her biri tanımı daha da hassaslaştırmak için belirli kılavuz notlar ekler:
ISO 14001, “etkilenmiş olarak algılamanın”, kuruluşun sosyal medya kanalları aracılığıyla geri bildirim veya yorumlar yoluyla olduğu gibi algının kuruluş tarafından bilinmesi anlamına geldiğini açıklığa kavuşturur.
ISO 9001, ilgili tarafların sadece müşteri olmadığını açıklığa kavuşturarak kalite yönetimi bağlamında “ilgili taraf” ı tanımlar. İlgili taraflar, “ihtiyaçları ve beklentileri karşılanmadığı takdirde kurumsal sürdürülebilirlik açısından önemli bir risk” oluşturabilecekleri de içerir.
İlgili Taraflara Örnekler
ISO 9001:Müşteriler, Patronlar, Bir kuruluştaki kişiler, Bankacılar, Düzenleyiciler, Birlikler, Ortaklar, Toplum, Rakipler
ISO 14001:Müşteriler, Topluluklar, Tedarikçiler, Düzenleyiciler, Sivil Toplum Kuruluşları, Yatırımcılar, Çalışanlar
İlgili Taraflar ve İlişkileri Nasıl Sınıflandırılır
İlgili tarafın kuruluşunuzla olan ilişkisini değerlendirirken, aşağıdakileri inceleyin:
- Etki: İlgili tarafın yaptığı veya düşündüğü, kuruluşunuzun karar verme sürecini etkileyebilir mi? Sektörünüzü genel olarak etkiliyorlar mı?
- Risk: İlgili taraf kuruluşunuz için ne kadar risk yaratıyor?
- Fırsat: İlgili taraf, kuruluşunuz için fırsatlar sağlıyor veya yaratıyor mu?
- Yakınlık: İlgili taraf size ne kadar yakın? Kuruluşunuzla aynı binada veya şehirde mi?
- Bağımlılık: İlgili tarafa ne kadar güveniyorsunuz? Tersi, ürünlerinize veya hizmetlerinize ne kadar güveniyorlar?
- Etki: İlgili tarafın kuruluşunuz üzerindeki etkisi nedir? Sizinle ilişki kurmayı bırakırlarsa ne olacak?
- Sorumluluk: İlgili tarafa karşı ne kadar sorumluluğunuz var? Kuruluşunuz sona ererse, para kaybeder mi?
- Yetki: İlgili tarafın kuruluşunuz üzerinde ne kadar kontrolü veya sözü var? Kuralları uygulamaktan veya yönetmeliklere uyduğunuzdan emin olmaktan sorumlular mı?
İlgili Taraflar Nasıl Yönetilir
İlgili tarafları yönetmenin anahtarı, kuruluşunuzla olan ilgilerini kabul etmek ve sizinle ilişkilerinin önemini anlamaktır.
Alaka Düzeyini, İhtiyaçları ve Beklentileri Belirleyin
Artık çıkar taraflarınızın kim olduğunu biliyorsunuz, yönetim sisteminizle ilgili ihtiyaçlarını ve beklentilerini belirleme zamanı.
Organizasyonunuzun büyüklüğüne ve karmaşıklığına bağlı olarak, sizin veya meslektaşlarınızın düzenli olarak iletişim kurduğunuz ilgili taraflar için iyi bir his uyandırması çok olasıdır. Bununla birlikte, bu bilgiyi resmileştirmeye ve gerektiğinde varsayımları teyit etmeye ve araştırma ile bilgi boşluklarını kapatmaya değer.
İlgili Tarafların İhtiyaçlarını Neden Anlayın?
İlgili taraflarınızın ihtiyaçlarını ve beklentilerini anlamak için zaman ayırmak, aşağıdakiler için çok önemlidir:
- Yönetim sisteminizin kapsamını tanımlama.
- Müşteri memnuniyetinin sağlanması.
- Uyum yükümlülüklerini karşılamak.
- Organizasyonun ve yönetim sisteminin sürekli iyileştirilmesi.
- ISO 9001 ve ISO 14001 gereksinimlerini karşılar.
Bu makalede açıklanan yöntemleri kullanarak, ilgili tarafları belirlemek, anlamak, izlemek ve incelemek için kendi sürecinizi veya çerçevenizi geliştirebilirsiniz:
- İlgi düzeyi (Alaka düzeyi)
- Etki seviyesi (Önem)
İlgili taraflarınızı yönetim sisteminizin kapsamı ile birleştiren ve politika ve hedeflerin gelişimini bilgilendiren bir süreç göstermelisiniz.