ISO 14001 kapsamında uygunluğun değerlendirilmesi genellikle bir kuruluşun sistemindeki bir zayıflıktır ve denetlenen birçok durumda süreç tam olarak anlaşılmamıştır. Ne olduğunu söylemeye başlamadan önce, ne olmadığını söyleyelim.
Bu maddenin tamamen yasal sicilin güncel olmasını ve yakın zamanda değiştirilen tüm mevzuatın dahil edilmesini veya güncellenmesini sağlamakla ilgili olduğu konusunda yaygın bir yanılgı vardır. Bu, madde 4.3.2 – Yasal ve Diğer Gereklilikler kapsamında ele alınmıştır. Standartta, mevzuat gerekliliklerine ilişkin bilgilerin güncellenmesi, madde 6.1.3 – Uyum Yükümlülükleri kapsamındadır.
ISO 14001:2015 madde 6.1.3. iki temel gereksinimi vardır:
- Geçerli uyumluluk yükümlülüklerini belirleyin ve bunlara erişin.
- Bu, şirketiniz için geçerli olan çevresel yönlerle ilgili tüm yasal gereklilikleri bildiğinizden emin olmanın önemli ilk adımıdır. Bunların şirketinizin faaliyetlerine bağlı olarak yerel, bölgesel, ulusal ve hatta uluslararası düzeyde kaynaklanabileceğini unutmayın. Mevzuatın belirli bir maddesinin var olduğunu bilmiyorsanız, büyük olasılıkla mevzuatın gerekliliklerini karşılamayacaksınız.
- Bu yükümlülüklerin kuruluşunuz için nasıl geçerli olduğunu belirleyin.
- Çevresel yönleriniz için geçerli olabilecek bir yasanın var olduğunu bilmek kadar, sizin durumunuza gerçekten uygulanıp uygulanmadığını ve varsa size ne gibi yükümlülükler yüklediğini bilmek de önemlidir. Böyle bir yasal sicile sahip olmak için resmi bir gereklilik bulunmamakla birlikte, standart, uygunluk yükümlülüklerine ilişkin dokümante edilmiş bilgilerin muhafaza edilmesini gerektirir.
ISO14001:2015’in ayrı bir bölümünde yer alan bölüm 9 (Performans Değerlendirmesi), “uyum yükümlülüklerinin yerine getirilmesini” değerlendirme gerekliliğidir.
Dolayısıyla, Uyum Yükümlülüğünüzü belirledikten sonra, artık uyumunuzu değerlendirmelisiniz. Burada, işiniz için geçerli olan çevresel yasal ve diğer gereksinimleri karşılayıp karşılamadığınızı değerlendirmek için bir süreç planlamalı ve uygulamalısınız. Bu süreç şunları içermelidir:
- Uyum değerlendirmesinin sıklığı: Belirli bir mevzuat maddesinin gerekliliklerini karşılayıp karşılamadığınızı görmek için ne sıklıkta kontrol edeceğiniz değişiklik gösterecektir, ancak sürecinizin her bir uyum düzeyini ne sıklıkta kontrol edeceğinizi belirlemesi gerekir. Örneğin, kanalizasyon sistemine boşalttığınız atık suların yapısını sürekli olarak kontrol etmeniz gerekebilir, ancak yalnızca düzenli olarak çöplük atıklarınızdan geri dönüşümü ne kadar iyi yönlendirdiğinizi kontrol etmeniz gerekebilir.
- Uygunluğu değerlendirin ve harekete geçin: Mevzuata uyum gereklilikleri söz konusu olduğunda herkesin düşündüğü unsur budur ve bu gereklilik değişmemiştir. Bir kuruluş olarak, gerekliliklerini karşılayıp karşılamadığınızı görmek için yürürlükteki düzenlemelere veya diğer taahhütlere karşı bir değerlendirme yapmanız ve uygun değilseniz uyumlu hale gelmek için gerekli tüm önlemleri almanız gerekir.
- Uyum durumunuzu koruyun: Diğer bir deyişle, yasal gereksinimlerinize gerçekten uyup uymadığınızı her zaman bilin. Bir gereksinim değişirse, bunu bilmeniz ve değişikliğin ilgili yükümlülüğe uygunluğunuzu etkileyip etkilemediğini bilmeniz gerekir. Tesisinizde bir değişiklik yaparsanız, henüz bunu normal programınıza göre değerlendirmemiş olsanız bile, değişiklik sırasında ve sonrasında tüm gereksinimleri karşılayıp karşılamadığınızı değerlendirmeniz gerekebilir.
Yine, tüm bu değerlendirmelerin sizin, yönetim sisteminizin iç denetçilerinin ve görmesi gerekebilecek herhangi bir dış sertifikasyon denetçisinin kullanımı için dokümante edilmiş bilgi olarak saklanması gerekir.
ISO 14001:2015’in yeni uyumluluk gereksinimlerini karşılayan kuruluşlar, uyum risklerini anlamak için muhtemelen çok daha iyi bir konumdadır ve paydaşlara çevresel sürdürülebilirlik taahhütlerini yerine getirdiklerini gösterebilmenin faydalarını elde ederler.
Sertifikasyon Kuruluşu denetçilerinin, bir ÇYS’nin ISO 14001 gerekliliklerine uygunluğunu denetlemesi gerekir. Bu kuruluşun kendisi için bir gereklilik olduğundan, yasal uygunluk konusunda doğrudan bir değerlendirme yapmaları gerekmez. Denetçinin, çevre düzenleyicisinin veya özellikle bu amaç için sözleşmeli bir denetçinin rolü olacak bir uygunluk denetimi yapması da gerekli değildir.