ISO 9001:2015 standardındaki süreç ve risk gibi belirli gereksinimlere daha ayrıntılı odaklanan soru ve sorunları ele alıyoruz.
Bu sorular şunları içerir:
- İçeriği belgelemem gerekiyor mu?
- Bir işletmenin bağlamını belirlerken kimlerin dahil olması gerekir?
- Bir denetimde, yönetim desteğine uygunluk göstermem istendiğinde ne beklemeliyim?
- Üçüncü taraf üretim tesislerini kullanan şirketler için topladıkları riske dayalı kanıtları kullanabilir miyiz?
- “Risk” kelimesinin doğrudan KYS’de belgelenmesi gerekiyor mu?
- SWOT analizi, riskleri belirlemek ve fırsatları ve kontrolleri bulmak için iyi bir yol mu?
Akılda tutulması gereken en önemli şey, bunun sizin sisteminiz olduğu ve risklerinizi bildiğinizdir. Şirket kültürünüz ve risk talepleriniz kadar az veya çok belgeleyebilirsiniz. Bağlamın aslında belgelenmesi gerekmez, ancak bunu yapmayı yararlı bulabilirsiniz.
Bağlamı tanımlamak asla tam olarak tamamlanmış bir iş olmayacak. Yöneticiler, departman başkanları, müşteriler, çalışanlar, düzenleyiciler, gerektiğinde bir dizi ilgili tarafı dahil ederek bunu tekrar gözden geçirmeye ve gözden geçirmeye devam edeceksiniz.
Bağlam ve yönetim desteği gibi konular söz konusu olduğunda, fazla düşünmemeye çalışın. İyi liderlik birçok yönden kendini gösterir. İç iletişim, çalışanların liderler ve yöneticiler hakkında nasıl konuştukları, çalışanlar, müşteriler, denetçiler veya diğer ilgili taraflar için ne kadar erişilebilir oldukları.
Riskle aynı şekilde: KYS/ÇYS’niz, kelime kullanılmamış olsa bile, her zaman risk yönetimi ile ilgili olmuştur. Açıkça belgelenmesi gerekmez, ancak yardımcı olabilir. Bir şeyi iki kez kontrol ettiğinizde, teslimattan önce bir siparişi onayladığınızda, bir dosyayı yedeklediğinizde, bir riski tanımlıyor ve azaltıyorsunuz. Önleyici faaliyet, riskin azaltılmasıdır. Tedarikçilerinizle risk yönetimi girişimleri hakkında, özellikle de bunun size tedariklerine nasıl fayda sağladığı konusunda diyalog kurun.
SWOT, kullanabileceğiniz birçok araçtan biridir, ancak yalnızca standart gereksinimlerini karşılamak için ek araçlar kullanmanız gerektiğini düşünmeyin. Bir standardı karşılamak için değil, müşterilerinizi memnun etmek ve kârda kalmak için iş yapıyorsunuz. Bağlam, risk ve süreci ele almak için basit bir beyin fırtınası veya birkaç basit soru ile başlayabilirsiniz:
- Biz kimiz?
- Müşterilerimiz kimlerdir?
- Nereye gidiyoruz?
- Buraya nasıl gideceğiz?
- Bizi ne durdurabilir?
Son olarak, size verebileceğimiz en önemli ipucu şudur: Basit tutun, her iki taraf da sunulan kanıtları anladığı için bu çok yardımcı olacaktır.