Ziyaretinizi planlamak ve hazırlamak için ipuçlarımız:
- Hazırlanmakta olan son raporu okuyun – bu, geçen yıl işlerin nasıl göründüğüne dair değerlendiricilerin izlenimleriyle ilgili faydalı bilgiler içerir.
- Gerekli tüm düzeltici eylemlerin ele alındığından ve kapatıldığından emin olun – değerlendiriciniz daha önce ortaya çıkan uygunsuzlukların ele alındığına dair kanıtları görmek isteyecektir, bu nedenle kanıtları hazır bulundurun.
- Raporda tanımlanan iyileştirme fırsatlarından yararlandınız mı? – bunlar sistemlerinizi ve işinizi geliştirmenize yardımcı olmak için yetiştirilir.
- Yönetim sisteminiz tamamen güncel mi ve işinizde meydana gelen değişiklikleri yansıtıyor mu? Herhangi bir güncellemenin belge kontrol prosedürünüzü takip ettiğinden emin olun.
- İşletmede herhangi bir değişiklik meydana geldi mi – değerlendiriciniz organizasyonda neyin farklı olduğunu anlamakla ilgilenecektir, bu nedenle bir özet hazırlamak iyidir.
- Denetim, yönetim incelemesi, ölçüm ekipmanının kalibrasyonu vb. gibi gerekli olaylarla ilgili güncel bilgiler var mı? – kaliteli bir takvim, önemli olayları hatırlamanın ve zamanında gerçekleşmesini sağlamanın harika bir yoludur.
- Son raporun sonuna doğru bir sonraki ziyaretinizin planını bulacaksınız – değerlendiricinin ne yapmayı planladığını öğrenin – planla ilgili herhangi bir sorun öngörebiliyor musunuz? – eğer öyleyse, düzenlemeleri görüşmek için değerlendirici ile iletişime geçin.
- Denetimi gerektiği gibi destekleyecek personelin mevcut olduğundan emin olun. Hazır olması gereken kişilere planı dağıtın – özellikle İnsan Kaynakları gibi, süreç ve kayıtlara erişimin az sayıda kişiyle sınırlı olduğu departmanlarda önemlidir – bu insanlar gerekli zamanda müsait mi?
- Müşterinin saha ziyareti gerekli mi? Bazı ziyaretler, örneğin kurulum, ekipmanın bakımı veya bir hizmetin sağlanması gibi süreçlerin müşteri sahasında görülmesini gerektirir. Bir saha ziyareti gerekliyse, plan bunu söyleyecektir. Değerlendirici, bazı durumlarda, örneğin bir Şantiyede, sahada görevlendirmeye ihtiyaç duyabilir, bu yüzden o zamanı da planlayın.
- Endişelenmeyin! Değerlendiriciniz sizinle çalışmak ve yönetim sistemlerinizden en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olmak için oradadır.