Aşağıdaki ipuçları, etkili bir iç denetim sağlamak için basit ama güçlü tekniklerdir; hepsini kullanabilir veya seçici olabilirsiniz.
3. İPUCU: Yönetim incelemesini inceleyin
Yönetimin gözden geçirmesi planlı aralıklarla yapılmalı ve içeriğin ve oluşumun belgelenmiş kanıtı mevcut olmalıdır. Yönetimin gözden geçirmesinin yapılmaması durumunda önemli iş gerekçelerinin sunulması gerekecektir.
Performansın izlenmesi ve ölçülmesine ilişkin kanıtlar, süreçler, ürünler ve hizmetlerdeki eylemler ve iyileştirmelerle birlikte yönetimin gözden geçirmesinin kanıtları içinde yer almalıdır.
Müşteri şikayetlerinin meydana geldiği durumlarda, bu şikayetlerin kök neden analizi, izole etme ve ortadan kaldırma eylemleri ve sürekli iyileştirme için risk temelli bir düşünme yaklaşımı ile takip edildiğine dair kanıtlar olmalıdır.
İyi bir başlangıç noktası, yönetim ekibinin yönetimin gözden geçirmesinin çıktı gereksinimlerini anladığını değerlendirmektir.
Aşağıdaki adımlar, ISO yönetim sistemi standartları gerekliliklerine uygun olarak kanıt incelemelerine yardımcı olacaktır:
• Girdilerin sağlam veya başka bir şekilde kabul edilip edilmediğine ilişkin yargıları kaydedin
• Sorumlulukları ve zaman çizelgelerini atayın
• İstenen son teslim tarihlerini karşılamak için ek destek için herhangi bir gereksinimi yükseltmek için atanan görevlerin ilerlemesini izleyin
4. İPUCU: Süreç Sahiplerini tanımlayın
En uygun süreç sahibini belirlemek, her zaman doğrudan belirli bir sürecin yöneticisine gitmek anlamına gelmez. Bir süreç içinde en çok zaman harcayan, süreç ve onun yönetim sistemi içindeki etkileşimleri hakkında önemli örtük bilgiye sahip olabilecek bir operatöre yaklaşmak anlamına gelebilir.
Keşfettiğiniz herhangi bir kritik süreç bilgisinin belgelenmesini sağlamak, sürecin operasyonel bütünlüğünü artıracaktır.
5. İPUCU: Denetiminizi yapılandırmak için kaplumbağa aracını kullanın
Süreç sahipleri ile görüşürken aklınızda bulundurmanız gereken iki soru vardır:
• Girdileri çeşitli süreç yönlerine nasıl kaydedebiliriz?
• Süreçteki riski nasıl denetleyebiliriz?
Yukarıdakileri dikkate almamak, denetim sonuçlarınız üzerinde ciddi şekilde olumsuz bir etkiye sahip olabilir.
Kaplumbağa aracını kullanmak, süreç riskinin tanımlanmasını, değerlendirilmesini ve ortadan kaldırılmasını/hafifletilmesini sağlamak için gereken kapsamlı bilgi yelpazesini yakalamanıza ve yapılandırmanıza yardımcı olacaktır.
Kaplumbağa aracı, aşağıdaki gibi ayrıntıları detaylandırarak süreç içindeki etkileşim noktalarını gösterir:
• Üretim sürecinde hangi ekipman kullanılır
• Çalıştırmak için hangi kaynaklar gereklidir
• Sürecin yönetilmesi ve işletilmesinde kimler yer alır?
• Gerekli işlemler nasıl yapılır
• İş talimatları ve prosedürleri nasıl iletilir
• Belgelenmiş referansların mevcudiyeti
• Hangi sonuçlara ulaşılır, örneğin süreç yeteneği
• Hangi destek süreçleri ana süreci destekler?
Bu bilgilerin düzgün bir şekilde harmanlanması ve doğrulanması, süreç hatalarının önlenmesine ve önlenmesine yardımcı olacaktır:
• Kalibrasyon kayıtlarını kontrol etmek için göstergeler dahil olmak üzere bakım kayıtlarının kontrol edilmesini sağlayan ekipman
• İnsanlar, yetkinliklerini kontrol etmek için
• Belge kontrolünü ve risk azaltmayı kontrol etmek için çizimler, kontrol planları, çalışma talimatları, kayıtlar vb.
İç denetimlerinizin etkinliğini en üst düzeye çıkarmak, verimliliği ve etkinliği sürekli olarak iyileştirmenize ve riskleri yönetmenize olanak tanır.