Kuruluşun iç ve dış sorunlarını belirlemek için incelediğine dair kanıtları makul bir şekilde onların işlerinin hangi yönlerini bekleyebiliriz? Aşağıdaki listeler olası örnekler sağlar.
Kuruluş, aşağıdakilerle ilgili dahili sorunları belirlemiş olabilir:
- Kurumsal yönetişim, organizasyon yapısı, roller ve sorumluluklar
- Organizasyonun kültürü
- Politikalar, hedefler ve bunlara ulaşmak için uygulanan stratejiler
- Operasyonel süreçler, prosedürler ve çalışma düzenlemeleri
- Mevcut kaynaklar, bilgi ve yetkinlik açısından yetenek
- Bilgi akışları ve karar verme süreçleri
- Yeni ürünlerin, malzemelerin, hizmetlerin, araçların, yazılımların, tesislerin ve ekipmanların tanıtımı
- Çalışanlar, üst yönetim gibi iç paydaşlarla ilişkiler
Kuruluş, aşağıdakilerle ilgili dış sorunları belirlemiş olabilir:
- Politik, ekonomik, sosyal, teknolojik, yasal ve çevresel faktörler
- Yerel, bölgesel, ulusal veya uluslararası düzeyde yeni rakiplerin ortaya çıkması
- Kuruluşun ürünleri veya hizmetleri ve bunların son kullanıcı gereksinimlerini karşılama yetenekleri ile ilgili yeni bilgiler
- Kuruluşun endüstrisi veya sektörü ile ilgili temel itici güçler ve eğilimler
- Kuruluşun dış ilgili taraflarının algıları ve değerleri
Bu belirli alanları dikkate almak için herhangi bir gereklilik bulunmamakla birlikte, yukarıdaki örnekler disiplin veya sektörden bağımsız olarak çoğu kuruluş için geçerli olacaktır.
Kuruluşların iç ve dış sorunları belirlemek için kullandıkları teknikler
Yönetim sistemi standartları, kuruluşa sorunlarını nasıl belirlemesi gerektiğini söylemez. Bazı yerleşik teknikler vardır, ancak denetçilerin yönetim sistemine dayalı denetimler yürütürken işe alındıklarını görmeleri muhtemeldir. Belki de en sık karşılaşılan yöntemler SWOT analizi ve PESTLE analizidir.
SWOT analizi
SWOT, güçlü yönler, zayıf yönler, fırsatlar ve tehditlerin kısaltmasıdır. Bu, sorunları ve potansiyel fırsatları belirlemek için bir organizasyonun bu dört unsurunu değerlendiren yapılandırılmış bir planlama yöntemidir.
- Güçlü Yönler: Kuruluşun diğerlerine göre avantaj sağlayan özellikleri
- Zayıf yönler: Kuruluşu diğerlerine göre dezavantajlı duruma getiren özellikleri
- Fırsatlar: Kuruluşun kendi yararına kullanabileceği çevredeki unsurlar
- Tehditler: çevrede kuruluş için sorun yaratabilecek unsurlar
PESTLE analizi
PESTLE analizi, organizasyonun stratejik konumunu anlamasını sağlayan bir başka popüler araçtır. PESTLE, Politik, Ekonomik, Sosyal, Teknolojik, Yasal ve Çevresel kelimelerinin kısaltmasıdır. Burada kuruluş, o alanla ilgili harici ve/veya dahili sorunları belirlemek için bu alanların her birini sırayla değerlendirir.
SWOT ve PESTLE, denetçilerin standartların 4.1 maddesini denetlerken karşılaşabilecekleri birçok teknikten sadece iki tanesidir. Denetçilerin hatırlaması gereken şey, önemli olan iç ve dış meselelerin nasıl belirlendiği değildir. Denetim açısından önemli olan, bunların bir şekilde belirlenmiş olmasıdır.