Dünya çok karmaşık bir yer. Her kuruluş, her gün özel kişilerle veya diğer kuruluşların temsilcileriyle bir dizi etkileşim yaşar. Bu etkileşimlerin bazıları küçük olabilir, bir teslimat sürücüsü bir müşteriye bir paket iletir ve bazıları çok büyük olabilir, bir rakibin milyonlarca dolarlık bir kazanımı olabilir, ancak her birinin organizasyonun iş yönetim sistemi üzerinde bir etkisi vardır.
Kuruluşların bu etkileri anlaması gerektiğini ve yönetim sistemlerini tasarlarken, uygularken ve geliştirirken bunları dikkate almaları gerekmektedir. Bu önemlidir, çünkü bağlamını tam olarak anlamayan herhangi bir kuruluş eninde sonunda ticaret yapmayı bırakacaktır. Bu sadece bunun ne kadar çabuk gerçekleştiği meselesidir.
İç denetçilerin ek bir avantajı vardır. Sadece bu tür sorunları tespit etmek için değil, aynı zamanda bunları çözmek için meslektaşları ve başkalarıyla birlikte çalışabilirler. Bu onları güvencenin ötesine ve iyileştirme alanlarına götürür.
ISO dünyasındaki bağlam
Nispeten yakın zamana kadar ISO yönetim sistemi standartları esas olarak ‘İç Dünya’ya odaklanıyordu. Kuruluşun yönetim sisteminin, amaçlanan sonuçları verimli ve etkili bir şekilde üretecek şekilde uygun şekilde yapılandırılmasını sağlamaya büyük önem verdiler.
Evet, yönetim sistemine önemli paydaşlardan girdiler, örneğin müşteri beklentileri, harici sağlayıcının materyalleri ve hizmetleri ile ürün veya hizmet şeklindeki çıktılar, artan müşteri memnuniyeti, azaltılmış çevresel etki, güvenli ve sağlıklı işyerlerinin yaratılması vb. ., ancak bu yönetim sistemi standartları, yönetim sistemlerinin amaçlanan sonuçlarının elde edilmesinin yalnızca işin sınırları içinde olup bitenlere değil, aynı zamanda bu sınırların dışında neler olduğuna da bağlı olduğunu kabul etmekte başarısız oldu.
Bağlam belirleme
Yönetim sistemi standartları, kuruluşların asgari olarak bağlamlarını belirlemelerini gerektirir. ISO 9000’in belirleme tanımı, ‘bir veya daha fazla özelliği ve bunların karakteristik değerlerini bulma faaliyeti’dir.
Bazı standartlar basitçe bağlamı belirlemekten daha ileri gider (örneğin ISO 9001:2015), bu da açıkça kuruluşların zaman içinde bağlamlarını ‘izlemelerini’ ve ‘incelemelerini’ gerektirir. Bu kritik bir ektir ve tüm yönetim sistemlerinin içermesi gerekir.
Bir organizasyonun bağlamını oluşturmanın iki aşaması vardır. İlk adım, yönetim sisteminin amaçlanan sonuçlara ulaşma yeteneğini etkileyebilecek iç ve dış sorunları belirlemektir. İkinci adım, ilgili ilgili tarafların ilgili gereksinimlerinin belirlenmesidir. Toplu olarak bu iki faaliyetin sonuçları bize bağlam verir.
Denetçiler, kuruluşun bu belirlemeyi yerine getirdiğinden emin olmak isterler. Kuruluşun bağlamını belgeleme zorunluluğunun olmaması görevlerine yardımcı olmaz. ‘Belirle’, az önce öğrendiğimiz gibi, basitçe bağlamınız hakkında ‘bulmak’ anlamına gelir. Belirlemek, ‘bunu öğren ve sonra yaz’ anlamına gelmez.
Denetçiler, bir kuruluşun içeriğine ilişkin yazılı bir kaydı olmadığı için ASLA bir uygunsuzluk bildirmemeye özen göstermelidir. Bununla birlikte, pratik bir bakış açısıyla, çoğu kuruluş bulgularını kağıda dökmek isteyecektir, bu nedenle denetimlerin çoğunluğu için denetimlerin inceleyebileceği somut bir şey olmasını beklerler.