Kuruluşunuzun dahil olduğu yönetim sistemi standardı veya standartlar kombinasyonu ne olursa olsun, Yönetim İncelemesi terimine aşina olmalısınız. Gözden geçirme süreci, yönetim sistemi standartlarının temel gerekliliklerinden biridir ve Değerlendiricinizin her zaman gözden geçirmek ve sizinle tartışmak isteyeceği bir unsurdur – bu, temel kalite fonksiyonunun değerlendirildiği tüm değerlendirme ve gözetim ziyaretlerinin zorunlu bir unsurudur.
Peki bu çok kullanışlı yönetim sistemi işlevinden tam değeri nasıl elde edebiliriz?
Yönetim İncelemesinin amacı nedir?
Gözden geçirme sürecinin arkasındaki fikir, bir organizasyonun günlük işleyişinden düzenli ve sistematik bir adım atmak ve yönetim sistemlerinin performansını ve bunların sürekli uygunluğunu, yeterliliğini ve etkinliğini gözden geçirmektir.
2015 standartlarında yapılan güncellemelerde, sistemlerin kuruluşun stratejik yönüne tam olarak uyumlu olmasını sağlamak için daha geniş tabanlı düşünmeye daha fazla vurgu yapılıyor.
Sistemlerin işin yönüne odaklı kalmasının, şirket bağlamında meydana gelen değişiklikleri yansıtmak ve işin riskli alanlarını tam olarak ele alırken fırsatlardan yararlanmak için iyileştirilmesinin önemi, Bunlar yönetim altında sürekli gözden geçirilmelidir.
Diğer önemli alanlar gözden geçirilmelidir:
- İşletmenin performansına ve sistemlerine ilişkin fiili sonuçlar
- Kuruluş için kalite hedeflerine ve temel performans ölçütlerine ulaşma performansına ilişkin veriler
- Yanlış giden şeylerden ders almak
- Nedenlerini ortadan kaldırmak için uygulamaları iyileştirmek amacıyla karşılaşılan sorunlardaki eğilimlere bakmak.
Yönetim gözden geçirme gereksinimi, yönetim ekibine işine farklı bir açıdan bakma ve dönemi eleştirel olarak değerlendirme, yaklaşımı iyileştirme ve bir sonrakini planlama fırsatı sunar.
Kimler katılmalı ve neden?
Standartlar, sistemin üst yönetim tarafından, yani organizasyonun lideri/liderleri tarafından gözden geçirilmesini gerektirir. Örneğin ISO 9001’de, organizasyonun stratejisiyle uyumu sağlamak için sistemler değerlendirilmelidir. Stratejiden sorumlu olanlar mevcut olmasaydı, etkili bir gözden geçirme yapmak mümkün olmazdı.
Değerlendiricinize, görevlendirdiğiniz yönetim sistemine bağlı olduğunuzu göstermek isteyeceksiniz ve gözden geçirme süreci siz olmadan gerçekleşirse bu taahhütteki güven sarsılacaktır. Kuruluşunuzda performans sergilediyseniz ve performansı iyileştirecek alanlar bulmakla ilgileniyorsanız.
Finansal performansınızı ve sonuçlarınızı gözden geçirmek için çok zaman harcayacaksınız ve sistem performansının bunu doğrudan etkilediğini anlamak için aynı yaklaşımı benimseyerek, gereklilik, etkili sistemlerin iyi finansal performansla sonuçlandığını anlamanızı sağlamayı amaçlamaktadır.
Buna örnek olarak, israfın ortadan kaldırılması, operasyonel verimliliğin optimize edilmesi, şikayetlerin azaltılması ve müşteri memnuniyet seviyelerinin iyileştirilmesi dahildir – tüm bu sonuçlardan, finansal performansınızın genel sonuçlarını olumlu yönde etkileyecek iyileştirmeler üretilebilir.