ISO 9001 gerekliliklerini karşılamak üzere tasarlanmış bir yönetim sistemini uygularken, çeşitli uygulama görevlerinde yer alan kişilerle gözden geçirmeler yapmak, ilerlemeyi gözden geçirmek, hangi kaynakların gerekli olduğunu, belki de eğitim, bütçe, iyileştirme, herhangi bir engel olup olmadığını kontrol etmek. Böyle bir faaliyet, aynı zamanda Kalite Yönetim Sisteminin devam eden uygulamasının gözden geçirilmesi için temel sağlayabilir.
ISO 9001 maddesine hızlı bir bakış, kuruluşun yönetim sistemini gözden geçirirken dikkate almamız için bir konu gündeminin tanımlandığını gösterir (belirli bir sıra olmadan):
• Önceki incelemelerdeki eylemlerin durumu,
• Denetim sonuçları,
• Müşteri geri bildirimi,
• Ürün uygunluğu,
• İşlem performansı,
• Düzeltici faaliyet durumu,
• Önleyici faaliyet durumu,
• Kalite yönetim sistemini etkileyen değişiklikler ve
• İyileştirme fırsatları.
Kalite yönetim sisteminin yönetim incelemelerini dikkate almanın bir yolu, onu yolcu taşıyan bir gemide yapılan bir seyir tatbikatı olarak düşünmektir! Bir yolculuğa başlarken, bir plan (harita) ve bazı hedefler, ilerlemeyi ölçmenin bir yolu, mürettebat için açık sorumluluklar, yetkili biri (kaptan) ve kaynaklar (eğitimli, deneyimli mürettebat, yiyecek, su, yakıt vb.) planlanan varış noktasına zamanında ulaşmayı desteklemek için.
Bir rota belirlendikten ve çizildikten sonra, herkes geminin yolculuğunun sorunsuz geçmesini sağlamak için çeşitli süreç ve görevlerini yerine getirebilir. Yolculuğun planlanan varış noktasında sona ermesini sağlamak için, gemideki çeşitli süreçlere sahip olan kaptan ve doğrudan raporlarının, geminin hala planlanan yönde ilerlediğini doğrulaması gerekecektir. Bu hava ve gelgitler gemiyi amaçlanan rotadan saptırmadı. Ayrıca, yolculuğun hedeflerinin görünürde kalmasını ve hala ulaşılabilir olmasını sağlamak için ilerleme ölçülmelidir.
Mevcut kaynaklar ve bunların amaçları desteklemek için yeterli olup olmadığı da değerlendirilebilir. Örneğin yakıt bitmeden yolculuğun zamanında tamamlanmasını sağlamak için rota düzeltmeleri ve hız ayarlaması gerekebilir. Rüzgar ve gelgit gibi dış etkiler gemiyi yolculuğunda etkileyebilir ve planlanan sonuçları sağlamak için bu etkiler dikkate alınmalı ve eylemler uygulanmalıdır.
Açıktır ki, hedefe ulaşıldığında haritaya bakmak, ilerlemeyi kontrol etmek, hedeflere ulaşılmasını sağlamada etkisiz olacaktır; doğru yere ulaşılamayabilir, kaynaklar sefer tamamlanmadan harcanabilir, varış gecikebilir ve yolculuk sırasında alınan ölçümler doğru çıkmamış olabilir.
Tabii ki, yolculuğun sonunda, alınacak bir ders olup olmadığını görmek için durumun “değerlendirilmesi” faydalı olacaktır. Yolculuğu iyileştirmek için herhangi bir şey yapılabilir mi? Yolculara danışıldı mı? Gemi mürettebatından bir şeyi daha iyi yapmak için herhangi bir fırsat belirlemeleri istendi mi?
Kalite yönetim sisteminin etkin bir şekilde gözden geçirilmesinin, çeşitli süreçlerin ve tüm yönetim sistemini oluşturan etkileşimlerin etkinliğini sürdürmenin ve geliştirmenin temel taşı olduğu görülebilir. Açıkça, üst yönetim tarafından “dengeli bir görüşe” ihtiyaç duyulmaktadır ve belirli bir işlev, yönetim sisteminin tamamının gözden geçirilmesini temsil edemez.
Yönetim sisteminin nasıl işlediğine dair bu “büyük resim” görünümüyle, yönetim sistemini, süreci ve müşteriyi etkileyebilecek ürünleri iyileştirmek için kaynakların (insan, zaman ve para) nereye dağıtılması gerektiği üst yönetim için açık olmalıdır.