Denetime Hazır!
Kuruluşlar genellikle finansal, müşteri veya düzenleyici denetimlere aşinadır ve bunları çevreleyen birçok efsane vardır. Bu tür denetimler, tarihsel olarak, bir şekilde olumsuz bir ışık altında görülmüş ve insanların onlar hakkında şaka yapmasına bile neden olmuştur:
“Denetimin 3 yalanı nedir? Denetçi “Size yardım etmek için buradayım” diyor, Kurum “Sizi burada görmekten mutluyuz” diyor.
İyi haber şu ki, ISO 9001’in gerektirdiği gibi Kalite Yönetim Sisteminin İç Kalite Denetimlerinin, bu “dış” denetimlerden çok farklı bir amaç için yapılması gerekiyor. Neyse ki, ISO 9001 uygulamasına yeni başlayan kuruluşlar için, Kalite ve Çevre Sistemleri Denetimleri ve Denetimi konusunda rehberliğe ayrılmış tam bir ISO belgesi bulunmaktadır.
Kaçabilirsin Ama Saklanamazsın!
ISO 9001 orijinal olarak Tescil Memuru veya Belgelendirme Kuruluşu Uygunluk Tetkiklerinin ortaya çıkmasından önce yazıldığından, İç Tetkik şartının dahil edilmesinin, Kuruluşun Belgelendirmeye hazırlanmaktan ve bunu sürdürmekten başka bir amacı olmalıdır. Kuruluş, sertifikalı olsun ya da olmasın, uyumluluğu sürdürmek için bunları yapmak zorundadır. Peki, onları dahil etmenin amacı neydi? ISO 19011’in sözlük bölümüne bir bakış, aşağıdaki şekilde tanımlanması gereken bir
Kalite Yönetim Sisteminin aşağıdakileri yapıp yapmadığını raporlamak için İç Denetimlerin orada olduğunu kabul edebiliriz:
• Kuruluşun politikaları, prosedürleri veya diğer KYS belgeleri ve/veya aşağıdaki toplantıları içerebilecek diğer şartlar tarafından tanımlandığı şekilde uygulanır:
• Müşteri ihtiyaç ve beklentileri
• Düzenleme gereksinimleri
• Kalite hedefleri, süreç performans hedefleri, ürün performansı vb. gibi yönetim gereksinimleri (KYS dışında).
• ISO 9001 gereksinimleri.
Bununla birlikte, Kalite Yönetim Sisteminin bu gereksinimleri “sağlama” yeteneği, ISO 9001’in aşağıdakileri de içeren süreç ve ürün ölçümleriyle de belirtilebilir:
• Müşteri Geri Bildirimi
• Uygun olmayan ürün verileri
• “İlk geçiş” verileri
• Genel Ekipman Verimliliği (OEE)
• Envanter Dönüşleri
• Teslim Süresi/Pazara Çıkış Süresi
Peki, zaten bu kadar çok performans verisi mevcutken İç Denetimler neden önemli olsun ki? İç Denetim ihtiyacına en fazla ağırlık veren sözlük tanımındaki anahtar kelime ‘bağımsız’ kelimesidir.
Kuruluşun yönetimi performans verilerine sahip olacağından, bu sonuçların başarısının bağımsız bir şekilde doğrulanması fikri güçlü bir araç haline gelir. Nasıl ki bir mali denetim kuruluşun varlık, devam eden çalışma vb. açısından değerli olduğunu iddia ettiğini teyit ediyorsa, bir Kalite Yönetim Sistemi İç Denetimi de performans sonuçlarının Kalite Yönetim Sistemini uygulayan çalışanları aracılığıyla elde edildiğini doğrulayabilir. İç Denetim raporları, KYS’nin “Yönetim Gözden Geçirmesi” için önemli bir girdi olarak düşünüldüğünde çok yardımcı olur.