ISO 9001:2015 (madde 7.1.6) kapsamındaki organizasyonel bilgi, bir organizasyonun proseslerinin etkin bir şekilde çalışması ve ürünlerinin ve ürünlerinin uygunluğunu sağlamak için gerekli olan bilgiyi elde etmek ve korumak için adımlar atmasını sağlamayı amaçlayan bir gerekliliktir.
Bu, öncelikle, kuruluşun Madde 4.1’de (Kuruluşu ve bağlamını anlama) atıfta bulunulan değişen iş ortamlarına yanıt vermek için gerekli bilgiye sahip olmasını veya elde etmesini sağlamaya yönelik geniş bir gerekliliktir.
Organizasyonel bilginin yeniden değerlendirilmesi
Bu nedenle, bu gerekliliğin yönetimin gözden geçirme faaliyetleriyle güçlü bağlantıları vardır. Bu bilginin korunması ve gerekli olduğu ölçüde erişilebilir kılınması gerekir. Önemli olarak, kuruluş bunu en iyi nasıl yapacağını seçebilir. Örgütsel bilginin belgelenmiş bilgi olarak tutulması için açık bir gereklilik yoktur.
Yine de kuruluş, operasyonel ortamındaki değişen ihtiyaçlara veya eğilimlere yanıt olarak kalite yönetim sistemlerinde değişiklik yapmayı düşünüyorsa, kurumsal bilgisinin kapsamını yeniden değerlendirmelidir.
Bilgilendirilmiş kararları nasıl gösteririz?
En önemlisi, kuruluşun kurumsal bilgiyi güncel tutması gerekir ve eğer yetersiz bulunursa, kuruluş bunu geliştirmek için adımlar atmalıdır. Nihai olarak, kuruluşların kalite yönetim sistemlerindeki güncellemeler konusunda bilinçli kararlar vermelerini sağlama girişimidir.
Kaliteli profesyoneller için bu unsurlar, PDCA yaklaşımına benzer ve karşılaştırılabilirdir. Bu şekilde düşünüldüğünde, gereksinimler daha az yıldırıcıdır ve dikkate alınması daha kolaydır.
Peki örgütsel bilgi nedir?
Madde 7.1.6’ya ilişkin notlar, “örgütsel bilginin” neleri içerebileceğine ve tanımlayabileceğine ve ek bilginin nasıl elde edilebileceğine dair iyi örnekler vermektedir.
Not 1: Örgütsel bilgi, örgüte özgü bilgidir; genellikle deneyimle kazanılır. Kuruluşun amaçlarına ulaşmak için kullanılan ve paylaşılan bilgilerdir.
Not 2: Örgütsel bilgi şunlara dayanabilir:
1. Dahili Kaynaklar (örneğin fikri mülkiyet, deneyimlerden edinilen bilgiler, başarısızlıklardan ve başarılı projelerden alınan dersler, belgelenmemiş bilgi ve deneyimlerin yakalanması ve paylaşılması; süreçler, ürünler ve hizmetlerdeki iyileştirmelerin sonuçları)
2. Dış Kaynaklar (Örneğin standartlar, akademi, konferanslar, müşterilerden veya dış sağlayıcılardan bilgi toplama).
Kurumsal bilgiyi şirket içinde nasıl iletebiliriz?
Kalite uzmanları, yukarıdaki gereklilikleri ele almak için uygun faaliyetleri ve/veya mekanizmaları uygulamaya koyduklarından emin olmalıdır.
Örtülü bilgiyi açık bilgiye dönüştürmek, aşağıdakiler gibi basit ve etkili yöntemlerle gerçekleştirilebilir:
- Süreç akışı ve çalışma talimatları
- Raporlar ve toplantı tutanakları
- Açıklamalar, haber bültenleri ve muhtıralar
- Operasyonel kılavuzlar
Örgütsel bilgi, nihayetinde, bir işletmenin örgütsel bağlamı içinde teslim etme yeteneğinin anahtarıdır.